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《文书类电子档案检测一般要求》解读
发布日期:2019-08-01
来源:中华人民共和国国家档案局
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电子档案检测主要是指对电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性进行检测,保证电子档案的四性在电子档案生命周期管理过程中具有举足轻重的作用。2018年4月,《文书类电子档案检测一般要求》(DA/T 70—2018)由国家档案局正式发布,并于2018年10月1日起实施。该标准为开展电子档案四性检测提供了技术规范和技术指导。 

编制背景和过程 

随着我国信息化建设的不断推进,各类信息系统产生了大量的电子文件,越来越多的电子文件直接以电子形式归档,电子档案将成为未来档案管理的重要内容。由于电子档案具有易修改、易损毁、依赖环境等特点,给电子档案管理工作带来了问题和挑战。电子档案四性是确保电子档案凭证价值、查考价值和保存价值的关键。利用技术手段对电子档案进行检测是保证电子档案四性的重要措施之一。然而如何进行四性检测、具体检测哪些项目并没有相关的规范可以参考,四性检测工作的开展和落实存在一定的问题。2015年,国家档案局技术部成立标准起草小组,结合国家档案局项目“国家电子档案接收和长期保存系统试点工程”的试点实施反馈情况并通过反复讨论形成了《电子档案检测方案(初稿)》。在标准起草过程中,起草小组多次召开专家评审会,广泛听取专家组的意见,对检测对象、检测环节、检测指标等内容展开了详细的讨论和论证,并在实践中对相关内容进行了检验,最终将标准名称定为《文书类电子档案检测一般要求》。 

简要介绍 .

《文书类电子档案检测一般要求》按照《标准化工作导则 第1部分:标准的结构和编写》(GB/T 1.1—2009)的要求编写,参考了《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T 18894—2016)、《电子文件存储与交换格式版式文档》(GB/T 33190)、《档号编制规则》(DA/T 13)、《档案著录规则》(DA/T 18)、《归档文件整理规则》(DA/T 22)、《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》(DA/T 38)、《文书类电子文件元数据方案》(DA/T 46—2009)、《电子档案管理基本术语》(DA/T 58—2014)等相关标准,对电子文件归档以及电子档案移交、接收和长期保存过程中的四性检测提出了具体要求。该标准内容详实、针对性强,具有很强的技术指导性,为电子文件电子化归档、电子档案管理提供了规范化的检测依据。 

该标准适用于各级各类档案馆、机关、企业事业单位和其他社会组织对文书类电子档案的检测,其他类别电子档案的检测工作也可以参考执行。 

内容解读 

《文书类电子档案检测一般要求》规定了文书类电子档案真实性、完整性、可用性、安全性检测的指标及实现方案,分别从检测内容和检测方案2个方面对四性检测工作提出了具体要求。 

检测环节 

鉴于归档环节、移交与接收环节、长期保存环节是确保电子档案真实性、完整性、可用性和安全性的关键性环节,因此,该标准针对上述环节分别给出了检测内容和方案。这3个环节正好对应业务部门、档案室、档案馆。在实际工作中,相关单位责任人只需要根据不同直接查阅对应的章节即可掌握标准规定内容,方便快捷。 

检测对象 

针对以上检测环节,检测对象为3个环节形成的信息包,即归档信息包、移交信息包和保存信息包。归档信息包为电子文件归档时,立档单位内部业务部门向档案部门提交的信息包;移交信息包为电子档案移交时,立档单位向档案馆提交的信息包;保存信息包为在档案馆长期保存的信息包。信息包中包含了电子档案及其元数据信息。 

检测内容和项目 

《文书类电子档案检测一般要求》提出的检测项目总计45项,包括真实性、完整性、可用性、安全性4个类别,其中真实性检测项目16项,完整性检测项目11项,可用性检测项目9项,安全性检测项目9项,覆盖电子文件归档环节、电子档案移交与接收环节和电子档案长期保存环节。 

(1)电子文件归档环节 

电子文件归档环节是对归档信息包四性进行检测。 

真实性检测内容:①电子文件来源真实性检测,通过检测归档电子文件中的固化信息是否有效来确认电子文件来源的真实性,检测项目为固化信息有效性检测。②电子文件元数据真实性检测,检测归档电子文件元数据是否符合《文书类电子文件元数据方案》(DA/T 46—2009)要求,包括数据类型、长度、格式、值域以及元数据项著录是否合理等,检测项目包括元数据项数据长度检测、元数据项数据类型及格式检测、设定值域的元数据项值域符合度检测、元数据项数据值合理性检测、元数据项数据包含特殊字符检测、档号规范性检测、元数据项数据重复性检测。③电子文件内容真实性检测,检测电子文件内容数据中包含的电子属性信息与电子文件元数据中记录的信息是否一致,检测项目为内容数据的电子属性一致性检测。④元数据与内容关联真实性检测,检测电子文件元数据与内容数据是否关联,检测元数据中记录的文件存储位置与电子文件内容数据的实际存储位置是否一致,检测项目为元数据是否关联内容数据检测。⑤归档信息包真实性检测,检测电子文件归档信息包的信息组织结构和内容是否符合国家有关规定,检测归档的信息包与业务部门发送的信息包是否一致,检测项目包括说明文件和目录文件规范性检测、信息包目录结构规范性检测、信息包一致性检测。 

完整性检测内容:①电子文件数据总量检测,检测《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T 18894—2016)中《电子文件归档登记表》登记的电子文件数量和字节数与实际归档的电子文件数量和字节数是否相符,检测项目包括总件数相符性检测、总字节数相符性检测。②电子文件元数据完整性检测,对照《文书类电子文件元数据方案》检测元数据项是否齐全完整,具有连续编号的元数据项,如归档号、件内顺序号等是否有漏号现象,反映重要问题的归档电子文件是否包括主要修改过程和办理情况记录等,检测项目包括元数据项完整性检测、元数据必填著录项目检测、过程信息完整性检测、连续性元数据项检测。③电子文件内容完整性检测,检测归档电子文件是否有对应的内容数据,内容数据是否齐全完整,检测项目包括内容数据完整性检测、附件数据完整性检测。④归档信息包完整性检测,对照归档信息包的组织方式以及单位的归档范围,逐项检测信息包的内容数据和元数据是否齐全完整,检测项目包括归档范围检测、信息包内容数据完整性检测。 

可用性检测内容:①电子文件元数据可用性检测,检测电子文件元数据是否可以被正常访问,检测项目包括信息包中元数据的可读性检测、目标数据库中的元数据可访问性检测。②电子文件内容可用性检测,检测电子文件内容数据是否可以被正常打开和浏览,内容数据格式是否符合归档要求,检测项目包括内容数据格式检测、内容数据的可读性检测。③电子文件软硬件环境检测,检测电子属性元数据中记录的软硬件环境信息是否符合归档要求,检测项目为软硬件环境合规性检测。④归档信息包可用性检测,检测归档信息包是否包含影响其可用性的因素,如使用非公开压缩算法、加密等,检测项目为信息包中包含的内容数据格式合规性检测。 

安全性检测内容:①归档信息包病毒检测,检测归档信息包是否包含恶意代码,检测项目为系统环境中是否安装杀毒软件检测、病毒感染检测。②归档载体安全性检测,检测载体内是否含有非归档文件;通过外观、读取情况等判定载体是否安全、可靠;针对光盘,检测其是否符合《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》(DA/T 38—2008)的有关要求,检测项目为载体中多余文件检测、载体读取速度检测、载体外观检测、光盘合格性检测。③归档过程安全性检测,检测归档信息包在归档和保存过程中是否安全、可控,检测项目为操作过程安全性检测。 

(2)电子档案移交与接收环节 
移交与接收环节是对移交信息包进行检测,四性检测时要参考《电子档案移交与接收办法》,具体的检测内容和项目与归档环节基本一致,存在区别的是真实性检测时需要根据《电子档案移交与接收办法》中的有关要求做元数据项(全宗号、目录号、分类号)一致性检测,完整性检测时不需要对归档范围进行检测,安全性检测时不需要再次对光盘合格性进行检测。 

(3)电子档案长期保存环节 
长期保存环节是对保存信息包进行检测,相对于其他2个环节,最大的不同在于检测策略的设置。需要制定检测策略进行定期和不定期的四性检测,检测策略的周期可依据数据规模、基础设施、人员配备等情况进行综合考虑。检测内容应包括电子档案长期保存过程中电子档案的封装格式、元数据与内容数据的关联方式、存储路径、存储方式、备份策略、各项检测指标、检测周期、长期保存格式、访问授权策略和操作流程等。另外,对于采用EEP封装包方式进行长期保存的电子档案,需要对EEP封装包进行四性检测;对于电子档案长期保存所涉及的各类备份数据和保存载体也要分别进行检测,以保证电子档案的长期可用。

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